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Assistant Administratif et Gestion - H/F

Descriptif de l'offre

L’alternant(e) devra prendre en charge l’information, le suivi et la gestion administrative des formations dispensées en entreprises, en lien avec l’assistante de formation et la gestionnaire de formation.
L’assistant(e) de gestion en alternance gère les dossiers de suivi administratif de formation jusqu’à la facturation, suit administrativement et dans son ensemble les actions de formation type PAEE ou PRF ainsi que les stages intra, s’assure de la mise à jour des tableaux de bord de suivi des actions de formation en portefeuille.

L’assistante de gestion assure l’ensemble des activités suivantes :
Information/Commercialisation
 Préparer et participer aux salons professionnels dans lesquels INFORMA est présent en étroite collaboration avec la gestionnaire de formation.
Gestion administrative de formation dans le respect des process et de la réglementation en vigueur :
 Générer et suivre les conventions de formation et créer les dossiers physiques de formation
 Générer l’ensemble des pièces administratives et financières des dossiers formations
 Gérer le suivi administratif et financier complet des entreprises dont les financements sont issus de commandes publiques de formation du Conseil Régional (suivi mensuel sur intranet, envoi des factures et bilans, …)
 Gérer le suivi administratif et financier complet des commandes intra sur le logiciel de gestion de la formation

Gestion administrative support :
 Organiser les déplacements des formateurs (Train, voiture, hôtel, Fp…)
 Anticiper, préparer, transmettre les supports pédagogiques des formateurs
 Mettre à jour le tableau des PRO&SIG, … avec rigueur et régularité

Participation à la démarche qualité
Mettre en oeuvre dans le cadre de son périmètre les améliorations continues validées en interne et après audit externe
Utiliser la base documentaire mise à jour et procéder aux enregistrements conformément à la procédure interne

Savoirs :
- Connaître les outils bureautiques courants (Outlook, Word, Excel, logiciels de gestion de formation)
- Connaître la réglementation applicable à la formation professionnelle
Savoir-faire :
- Soigner sa communication écrite (orthographe, syntaxe, forme et typologie, ..)
- Assurer la saisie et le contrôle des données de formation dans le cadre des outils de suivi

Compétences relationnelles et comportementales :
- Communiquer avec tout type de publics par téléphone et autres moyens numériques
- Installer une relation de confiance avec les clients, les stagiaires
- Echanger en interne avec l’ensemble de l’équipe de façon factuelle et garantir la bonne circulation de l’information (écouter comprendre les besoins de formation et les transférer aux formateurs, formuler ses besoins à l’équipe commerciale et à l’équipe de formateurs, assurer un reporting à la direction, …)
- Coordonner ses activités avec celles de ses collègues
- Respecter la confidentialité des informations selon son périmètre tant en interne qu’en externe

L’alternant sera en contact en interne avec son tuteur, ses collègues en agence et également les services centraux. En externe, il sera en contact avec les clients particuliers et professionnels mais aussi les fournisseurs.

Prérequis

Bac

Contrat proposé

Localisation

Roubaix